2017年04月26日(水) 更新

【就活メール書き方ガイド完全版】件名・宛名・署名・締めなど項目別マナーと説明会予約~面接日程変更依頼まで使える例も紹介

就活メールを使う機会はとても多い

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就活中、メールを使用する機会は多いです。希望する会社の説明会の予約、OB訪問では社員との日程調整から、当日訪問後に送るお礼、面接選考に遅刻する場合などです。また、内定をもらった後も、研修の案内への返事など各場面で使用する可能性があります。

就活メールのやり取りも評価の対象!マナーを押さえておこう!

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就活では企業側もとても多くの人との日程調整で忙しいため、返信のする際に、内容を明確にしてスムーズに調整が出来る様にしておきたいものですね。また、就活メールの場合は、担当者とのやり取りによって、あなたの印象が良くも悪くもなると言うことを覚えておかなくてはいけません。

プライベートと混合してはいけない

就活メールの場合、上記でもご説明しましたが、あなたの印象に繋がるものとなります。そのため、プライベート時の言葉遣いとならないようにしましょう。また、言葉遣いだけでなく就活メールには5つのポイントがあるのです。

メールはいかに相手の視点に立った書き方ができるかが大事

メールでのやり取りはお互いの思いやりが必要になります。相手の手間や不安を考えてメールを書いてみましょう。例えば、メールの返信が欲しい場合は、返信してもらうフォーマットなどをメール文面に書いておいて、「こちらをコピーして使ってください。」といった一言があると印象が変わります。日程調整の場合は、「上記日時でご都合が悪いようでしたら、改めて日程を提示させていただきます。」という一言が入るだけで相手の不安を拭うことができます。メールを書くときの前提は相手の視点に立って書くことです。

就活メールの書き方ポイント①:アドレス

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ではここから、就活メールの書き方について説明しましょう。まず一つ目がアドレスです。アドレスは、携帯で普段使っているメールアドレスでいいと考える就活生も少なくありません。しかし、多くの就活生は、プライベートとは別に就活メール専用のアドレスを作っているのです。

就活メール専用のアドレスを作る

就活メール専用のアドレスを作成することで、他のメールと混ざることなく、整理することができます。そのため、見逃しや誤って削除するというミスも減らすことができるでしょう。第一位志望からのメールを見落としていた、とならないようにするためにも就活メール専用のアドレス作成はおすすめです。

ユーザー名は自分の名前がおすすめ

そこで、就活専用のメールアドレスを作成する場合、自分の名前が入っているものがおすすめです。それは、アドレスだけで企業側は誰から来たメールか分かります。また、会社説明会などその場でアドレスを書かなくてはいけない時もすぐに書くことができるのです。

就活メールの書き方ポイント②:件名

2つめのポイントは、件名です。件名はどういった点に気を付けることが就活メールでは大事でしょうか。メールの件名は、簡潔に書くことが、何よりものポイントです。本文の内容を一言で伝えられるものとしましょう。

件名のないメールは読まれない可能性も大

就活メールでやり取りする企業の担当者は、学生だけでなく採用業務以外の仕事も含めると何通ものメールをやり取りしています。プラス採用業務以外の仕事もしているのです。そのため、件名のないメールはスルーされてしまう可能性が高いのです。

担当者が一目で分かる件名にする

そのため就活メールの場合は、受け取った人が一目見て内容の分かる件名にいなくてはいけません。以下が例です

【OB訪問のお願いをするときの件名】

OB訪問のお願い/○○大学○○学部▲▲▲▲▲


【面接選考のお礼をするときの件名】

□月□日の面接のお礼/○○大学○○学部▲▲▲▲▲


以上のように、要件プラス大学名と氏名を件名に入れるといいでしょう。

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就活メールの書き方ポイント③:宛名

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3つ目の就活メールの書き方ポイントは宛名についてです。本文を開いた時に真っ先に目に入る宛名は、どのような書き方をするのがいいのでしょうか。宛名にも書き方のポイントがあるので就活生は注意しましょう。

宛名は略して書かずに正式名称で書く

注意すべきは、宛名は略して書かずに、正式名称で書くということです。つまり、社名につく「株式会社」や「有限会社」などは(株)とせずに、書く必要があります。また、個人の名前まで分からない場合もあるでしょう。そういた時は、会社名、部署名プラス「採用ご担当者様」と書くようにするといいですね。

就活メールの書き方ポイント④:署名

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就活メールの書き方ポイント4つ目が署名です。署名には5つの記載項目があります。

署名に記載する5つの項目

・大学、学部、学科、学年
・氏名
・メールアドレス
・住所
・電話番号


以上の5つが必ず署名で入れるべき項目となります。しかし、メールを送るたびにこれらを1回1回記載していては面倒ですよね。

テンプレを作成しておくと便利

上記の問題を解決するために、おすすめなのがテンプレの作成です。誤字脱字に注意し、メールで設定しておくと、手間も省けます。以下が参考例です。

署名のテンプレ(例)

○○大学○○学部○○学科3年
山田太郎(やまだ たろう)
E-mail:taroyamada0123@xxxx.co.jp
〒123‐4567
○○県○○市○○町○○1‐2‐3
携帯TEL:090-1234-5678


就活メールの書き方ポイント⑤:内容

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では、次に内容についての書き方ポイントを紹介します。メールを送る内容ですがネットから引用した定型文だと、事務的に聞こえてしまいます。そのため、できるだけ自分の言葉も入れるようにするとメールを受け取った側も良い印象を持つでしょう。

いきなり要件から入らずに挨拶から始める

また、メールの内容はいきなり要件から入らずに、まずは挨拶から入るようにしましょう。

【会社訪問予約時に使用するメールの挨拶文】

突然のメールにて失礼いたします。
私は現在、就職活動をしております○○大学○○学部○○科の山田太郎と申します。


【面接日程変更メールのあいさつ文】

先日は、選考のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
○○大学○○学部▲▲▲▲▲です。


要件は簡潔に述べる

上記のような、ケース別に挨拶の導入が作れたら、いよいよ本題です。本題で気を付けるべきことはたった1点、簡潔に述べるということです。挨拶を述べているのであれば、次は適切に要件を述べるようにしましょう。「面接日程の変更をしてほしい」「会社に興味があるから資料を送ってほしい」ダラダラと書くのではなく、簡潔に述べることが大事です。

就活メールの書き方ポイント⑥:締め

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就活メールの書き方ポイント、最後は文章の締めについてです。質問や依頼をして終わり、ではマナーの内就活メールとなってしまいます。相手を配慮する一文を締めに書くことができているかどうかで、メール全体の印象が変わります。

相手を配慮する一文を追加させる

では、就活メールの締めに使える相手を配慮する一文をいくつか紹介しましょう。

締めの一文

・よろしくお願いします。
・ご回答を頂ければ助かります
・恐れ入りますが、御教示いただければ幸いです。


紹介した例を参考にパターンに応じて使用するといいでしょう。

就活メールのケース別参考例

ではここで、参考となる就活メールの例文をご紹介します。説明会やOB訪問時に使える「依頼」}、面接で使える{blue:「日程調整」}、そして選考後によく使用する{blue:「お礼」の3パターンです。いずれのパターンも就活をするうえで必要となりますので、形式を覚えておくと、応用しやすくしましょう。

説明会やOB訪問の依頼をするときの就活メールの書き方例

例文

●●株式会社
○○部△△課
川畑 花子 様

突然のご連絡恐れ入ります。

私、○○大学○○学部の山田太郎と申します。
本日は大学のキャリアセンターの名簿で川畑様のことを知り、
ご連絡させていただきました。

私は現在就職活動を控え、
総合商社に魅力を感じ、とりわけ環境・インフラ事業で
多くの実績を持つ貴社に非常に興味を持ちました。
ぜひ○○会社で活躍されている川畑様にお話を伺いたく、
ご連絡させていただいた次第です。

下記日程でご都合よろしい日時はございますでしょうか?

1月23日(月)10:00~20:00
1月24日(火)12:00~20:00
1月25日(水) 9:00~20:00

もしいずれの日程でもご都合つかない場合は、
再度提案させていただければと思います。
お忙しいところ大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願い申し上げます。




○○大学○○学部○○学科3年
山田 太郎
電話番号:
Email:
住所:
電話:



OB訪問や面接の日程変更をお願いする就活メールの書き方例

例文

●●株式会社
採用担当者様

お世話になっております。■■■大学の▲▲▲です。
この度は次回面接の日程候補をいただき、ありがとうございます。

いただいたご日程の内
〇月〇日(〇)14:00~(※24時間表記をすること)
の回でお伺いさせていただければと存じます。

また、貴社にお伺いさせていただけることを嬉しく思います。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

■■■大学 ■■■学部
▲▲▲
電話番号:
メールアドレス



面接後に送る就活メールの書き方例

例文

株式会社○○○
採用担当 ○○様

○○大学○○学部○○学科の▲▲▲▲▲と申します。
本日はお忙しい中、ご面談の機会を賜り誠にありがとうございました。
本日の面接では、短い時間ではありましたが、自分の思いをお伝えできたと思っております。
今回の面談を通じて、改めて貴社の社員として働きたいという思いがより一層強くなりました。
是非とも良いご連絡がいただけますよう祈っております。
末筆ながら、ご面談のお礼を申し上げますとともに、
貴社のご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。

また、貴社にお伺いさせていただけることを嬉しく思います。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

■■■大学 ■■■学部
▲▲▲
電話番号:
メールアドレス



就活メールの返信時に注意すべきこと

最後に就活メールを返信する際の注意点を3つ紹介しましょう。返信方法についても、プライベートでのメールとは大きく異なりますので、気を付けなくてはいけないところです。就活生は志望する企業からメールが来た時のために覚えておきましょう。

①:返信は早めにする

企業からきたメールへには、早めに返信しましょう。企業側がちゃんと届いているのか不安になる事もあれば、自分の会社は第一志望ではないのかという考えにもなるため、遅くても24時間以内に返信が必要です。また、メールであれば返信する時間帯は何時でもいいというのが多くの企業での考えです。そのため、気づくのが遅いときは就業時間外でも、深夜になってもいいので、できる限り早めの返信を心掛けましょう。

②:返信時の件名は変更しない

2つめの注意点が、返信する際件名を変更しないことです。例えば、面接選考合格のメールをもらったとしましょう。【件名:面接選考結果のご連絡】ときたら、【件名:ありがとうございます】など変更せず、メールがきたまま返信するのです。

③:相手の送信時の内容も削除しない

また、件名同様に本文も返信時は削除したり、手を加えたりしてはいけません。プライベートで送るメールの場合、やりとりが続くと本文が長くなってしまうため、返信時には相手の文章を消すという人もいるでしょう。しかし、就活メールでは、会話の内容を把握するために相手の内容を削除してはいけないのです。

利用頻度の高い就活メールは5つのポイントを押さえることで読みやすく印象の良いものとなる

就活メールを作成するときは、アドレス、件名、宛名、署名、内容、締めの書き方に気を付けなくてはいけません。就活メールの書き方を覚えると、インターンが始まった時から、内定後、さらには社会人になっても使えます。ぜひ返信時の注意点と一緒に覚えてください。

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