2020年05月22日(金) 更新

【第一志望で内定をもらった】他社の面接を断る際に電話とメールで連絡しなくてはいけない理由と注意点

本命企業で内定をGETした場合は早急に断りの連絡をする

就活では、面接を同時に複数社受けていくという状況は、当然起こります。本命の企業に100%採用されるのならともかく、卒業後に就職先を見つけることができなかった時の保険が必要だからです。
本命として面接を受けていた企業から内定通知をもらった場合、他の会社には断りの連絡を早急に入れなくてはなりません。以後の面接を断る方法として、まずは注意しておくべきことを押さえておきましょう。

面接を断る際は必ずメール・電話の両方で連絡する

本命の企業で内定をもらうことができた以上、面接の約束を取り付けてもらっている他の会社に、断りの連絡を入れなくてはなりません。バイトとは違うので、こういった社会人として当然とされるマナーもしっかりと身につけていかなくてはなりません。

注意すべきは3つ。先に述べた『早急に連絡を入れること』と、面接官に迷惑をかけることのないよう『当日の面接辞退は控えること』、加えて『メール・電話の両方で断ること』です。

面接を辞退すると決めたのなら、早急に断りのメールを送るようにし、メール送信後にも電話をかけ、しっかりと口頭でキャンセルの連絡を入れるようにしましょう。

面接を断る際にメール連絡が必要な理由

面接を断ると決めたら、すぐにでもメールを入れるのが適切です。また、先の注意点でも述べたように、メールで断りを入れた後に、電話でも再度断るようにします。
「なぜ片方だけではいけないのか」という疑問を浮かべた人もいるかもしれません。先に、メールでの断る方法とその理由から見ていきましょう。

メールは相手の予定を圧迫しない

メールで断る一番の理由としては、『面接担当者』の都合を考えた上での行動だからです。

面接を受ける予定を組んでいるのはあなただけでなく、企業によっては何十人と面接をしなくてはいけない場合もあります。そんな忙しい面接担当者に対して、あなたの都合だけで繋がるまで何度も電話しようものなら、それこそ失礼というものです。

メールは電話とは違い、当人の都合に合わせていつでも見ることのできます。仮に電話をしたとして、担当者に直接断りの連絡を入れることができなくても、メールを送っていれば、面接を断る連絡は必ず伝えることが可能となるのです。

メールで面接を断る際の例文

例文

株式会社○○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
○月○日○時に、面接をお願いしている■■■■と申します。
この度、諸事情により面接を辞退させて頂きたく思い、ご連絡致しました。

わざわざ面接の時間を頂いていたにも関わらず、大変申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますよう、お願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

<署名>
■■■■

面接を断る際に電話連絡が必要な理由

面接を断る際には必ず早急にまずメールで断る旨を伝えると説明しましたが、メールだけでは足りません。絶対に電話での断りの連絡はしましょう。ここでは、そもそもなぜ電話でのメール連絡も必要なのか説明します。

電話で直接断りの言葉を伝えるのは社会人のマナー

面接を断るメールを送ったら、次に電話をかけて断りと謝罪を言うようにします。社会人としてこれから過ごしていくのですから、「メールで伝えたからいいでしょ」なんて浅い考えで行動するクセをつけてはいけません。

社会人のマナーとして、電話で直接断りの言葉を伝えるのは当然のことなのです。

面接担当者不在の場合は伝言を頼む

電話で連絡を取るとはいえ、面接担当者も当然忙しい時期にあるでしょう。そのため、直接つながらない可能性も多分にあります。

何らかの理由で面接担当者としばらく連絡が取れないような状況であるのなら、伝言を伝えておくようにしましょう。その際に忘れないようにしておきたいのが『メールを送っている』ことと、『電話を受けてくださった方の名前を聞いておく』ことです。

また、電話をする時間帯にも注意してください。始業開始後や昼休み前後、就業間際などはなるべくなら避けるべきです。また、午前中も忙しい時間帯の場合が多いので、避けた方が無難かも知れません。

就活マナーマニュアルを参考にしよう

就活中は、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。マナーは挨拶や態度だけでなく、到着時間や荷物の取り扱いなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

そこでおすすめなのが「就活マナーマニュアル」です。

こちらでは、就活で必須のマナーを詳しく紹介しています。無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。

面接を断る理由は素直に他社に行くと伝えるのが好意的

また、企業によっては内定直前の人材だったりする場合に、面接を辞退する理由を聞いてくるかもしれません。
「一身上の都合です。申し訳ございません」と答えるのも、もちろん問題ありませんが、正直に「他社様の方で内定をいただきまして、深く考慮した末に決断させていただきました。大変申し訳ございません」と答える方が好意的です。

他社に内定をもらって面接を断る時は早急に電話とメールの両方で連絡する

就職活動においては、複数社の面接を一度に受ける状況は、別段珍しくはありませんし、悪いことではありません。本命の会社が採用まで至った場合に、気を付けておくべきことが『他社への面接の断り方』でしょう。ここで挙げた注意点と手順をしっかりと把握し、例文を参考にしっかりと面接の辞退を伝えるようにしましょう。
メールと電話の両方が必要な理由も確認すると、メールで確実性を持たせ、その後の電話にて直接面接担当者に口頭で伝えるようにするのが最良の方法です。社会人として守るべきマナーのひとつですので、面倒でも必ずこういった行動を身につけるようにしましょう。

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