2017年06月29日(木) 更新

グループディスカッションにおける書記の役割と本番でのコツ3つ│気を付けるべき注意点もご紹介

書記の役割=まとめる力?

キャリアパーク会員の就活生を対象に「グループディスカッションの書記に求められる能力は何だと思いますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

就活生の回答

  • 丁寧な字、方向性を決める能力
  • 重要なことをどれだけ単に綺麗にまとめれるか
  • まとめる力
  • まとめる力
  • 議論の要点をまとめながら、自分も考えることができる力

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月8日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「グループディスカッションの書記に求められる能力は何だと思いますか?」

多くの就活生は、グループディスカッションにおける書記の役割を「まとめる力」だと回答しています。なかには「要点をまとめながら、自分も考えることができる力」「丁寧な字、方向性を決める能力」としている就活生もいるようです。 では、実際のグループディスカッションにおける書記の役割とは、どういったものなのでしょうか。本記事では書記に求められる能力と役割を見ていきたいと思います。

グループディスカッションの役割に迷ったらまずは診断

グループディスカッションとは、就活で用いられることのある選考方法のうちの1つです。行う際には、司会・タイムキーパー・書記などの役割が必要となります。しかし、どの役割が自分に合っているかは、判断が難しいでしょう。そこで、まずはグループディスカッションの役割診断[マイナビ]をしてみてください。そうすれば、自分にどんな役割が合っているのかを、判断することができます。

司会・タイムキーパー・書記など役割によって対策やコツは違う

グループディスカッションでは、大きく4つの役割に分けられます。グループディスカッションにおいて全員の意見をまとめる司会、時間を計るタイムキーパー、内容を記録する書記、意見を出していくアイディアマンの4つです。ただ、司会やタイムキーパーなども意見の発表はしますので、アイディアマンは全員だともいえるでしょう。 このように、グループディスカッションではそれぞれが違う役割を持っているため、個々での対策が必要となります。本ページでは、その中でも「書記」の対策方法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

グループディスカッションにおける書記の役割とは?

まずは、グループディスカッションにおける書記の役割について、詳しく見ていきましょう。グループディスカッションにおいて書記が持つ役割は、大きく2つとなります。 1つ目は、人の意見を聞いて要約することです。人の意見を集中して聞けなければ、書記は務まらないでしょう。書記は、基本的に全員の発言を拾っていかなければいけません。そのうえで意見の要約を行わなければならないので、なかなか難しいといえるのです。

集中力を切らさずに話を要約して文字でまとめる

2つ目に、分かりやすく箇条書きすることも書記の役割です。人の話をそのままホワイトボードに書き起こすのではなく、ポイントを絞って瞬時に箇条書き出る能力が求められます。これは意外に難しく、上記で挙げた要約のスキルが大切となるでしょう。 特にグループディスカッションなどで、頭の中で考えながら発言するタイプの人などは、結局何が言いたかったのか分からない場合があります。そんな時に「○○さんの言いたいのはXXXXですね?」と確認をすれば、書記としてアピールできるでしょう。

意見が言えない・目立たない等の理由から不利と思われがち

2016年11月に、マイナビが「就活のグループディスカッションで不利な役割は?」という調査を行いました。その結果、35.8%の人が「書記は就活で不利」だと答えました。その理由として「意見をいう余裕がない」「地味で目立たない」などのイメージがあります。しかし、自分に書記が最も合っていると感じた場合、不利だからという理由で役割を変えるのは勿体ないことといえるでしょう。なぜなら、不利なイメージがある書記でも、アピール方法によっては高い評価を得られるからです。そこで以下では、書記の練習方法とコツをご紹介します。

書記としてアピールするには日常生活での練習が大切

グループディスカッションにおいて、書記としての能力を最大限にアピールするためには、普段からの準備が大切となります。書記に必要な「要約して箇条書きするスキル」を身に付けるためには、人の意見を紙に書く練習をすると良いでしょう。常に「この人は何を言いたいのか」と考えながら話を聞き、重要なポイントを探す癖をつけてください。そしてそれを実際に紙に書き出してみることで、書記の練習となるのです。

普段から人の話を傾聴し要約することを心がけておく

また、日常生活において人の話をしっかりと聞いておくことも大切です。傾聴力は、グループディスカッションに参加する上で、必ず求められる能力となります。人の話をしっかりと聞いておかなければ、内容を把握することはできないでしょう。また、傾聴しながら要約をしておけば、本番でのスピードアップに繋がります。次々と意見が出るグループディスカッションでは、傾聴し要約するスピードも大切です。特に文字を記入していく書記にとっては、必要な能力となるでしょう。

グループディスカッション本番で行える書記のコツ3つ

上記では、日常生活で行える書記の練習方法をご紹介しました。次に、本番で行える書記のコツを3つ、以下で見ていきましょう。3つのコツをおさえておくだけでも、本番での評価は大きく異なります。グループディスカッションにおいて高評価を得るためにも、ぜひ意識しておいてください。

書記のコツ①:常に全体の意見を聞いて把握しておく

1つ目が、全体の意見の把握です。グループディスカッションにおける書記は、内容をまとめて文字に書き起こす存在です。そのため、全体の意見を把握したうえで、それをまとめることが求められます。しっかりと内容を把握し、分からない点があった場合には質問をするようにしてください。把握できないままグループディスカッションが進むことのないよう、注意してください。

グループディスカッションの内容が停滞・脱線した際に流れを戻す

全体の意見を把握している中で、議論が活発でなくなってきたり、脱線しそうになったりした場合は、書記の出番です。ホワイトボードに書かれている大筋や意見を全員に再認識させて、議論の流れを改善しましょう。書記は、言い換えれば「裏の司会者」のような存在ともいえます。全体を把握することで、議論の停滞・脱線を防ぐ役割も持っていると、しっかり意識しておいてください。

書記のコツ②:対立点を見つけたらなるべく書き出す

また、意見をまとめるうえで、対立点を見つけたらなるべく書き出していくことも大切です。グループディスカッションでは様々な意見が出るため、同種・異種を見極めたうえで分けて書くことがコツとなります。例えですが、「話し合いの役割は4つ以上必要」「4つ以下で十分」などという意見は、対立点だといえるでしょう。見つけ次第、積極的に書き出してください。

しっかりと文字で対立点が明記されることで議論が捗る

対立点を要約してホワイトボードに書き起こすことで、議論を捗らせることができます。グループディスカッションの意見発表では、支離滅裂な発言をしてしまう人がいることも珍しくありません。そのため、メンバー内での混乱が生じることも、十分にあり得るでしょう。そういった際に文字で対立点が明記されていると、全員が状況を把握しやすく、議論が捗ります。このように書記は、場合によっては司会よりもまとめ役として活躍できる、特別な役割といえるのです。

書記のコツ③:同時進行で発表をすることも大切

上記では、意見を把握してまとめておくことをご紹介しました。書記として意見を文字に起こすことは、グループディスカッションを行ううえで、もっとも大切な役割だといえるでしょう。しかし、それだけではアピールとして弱いです。グループディスカッションにおいて、書記が発言してはいけないというルールはありません。ですので、書き起こしに余裕が生まれた際には、積極的に意見を発表していきましょう。

複数の作業を並行して行えることがアピールできる

もし、書記としての役割をこなしながら意見発表も行えれば、採用担当者から高評価が得られます。その理由は、就職後に必要となるスキルです。就職後は、一度に複数の仕事を与えられることが珍しくありません。そして、そういった場合には、優先順位をつけて同時並行で進めるなどのスキルが必要となります。そのため、グループディスカッションの書記として、文字への書き起こしをしながら意見発表を行えば、そういった「同時並行のスキル」をアピールできるのです。書記の役割を選ぶ際には、以上の3つのコツを覚えておきましょう。

字が汚い人が書記になると文字が読み取れない可能性がある

グループディスカッションで書記の役割を選ぶ場合には、注意したい部分があります。それが、文字の読みやすさです。もし字が汚い人が書記になってしまえば、自分に読める文字でもメンバーから見ると読めない可能性があるでしょう。字が汚いことが理由で文字が読めなければ、書記としての役割は果たせません。そのため書記となる際には、文字の書き方に注意してください。

読みやすい文字の大きさを意識して誤字脱字に気を付ける

では、具体的にどう注意すれば良いのでしょうか。文字の書き方には、人によって癖などがあるものです。そのため、パソコンで打ったような綺麗な文字を書くのは難しいでしょう。書記として、読みやすい文字を書きたい際に意識することは大きく2点です。1つは大きさ、もう1つは誤字脱字となります。読みやすい文字の大きさを意識して誤字脱字に気を付けるだけでも、十分にきれいな文字が書けるでしょう。書記の役割を担う際には、この部分に注意しておいてください。

グループディスカッションで書記を選ぶ際はコツと注意点をしっかり把握しておこう

本ページでは、グループディスカッションにおける書記の役割やコツ、注意点などをご紹介しました。書記は、グループディスカッションにおいて意見を要約し、文字に書き起こす役割となります。また、そうすることで、議論が停滞・脱線するのを防ぐ役割も担っています。ホワイトボードへ文字を書く際には、メンバー全員が読みやすい字を書けるように、大きさや誤字脱字に注意をしなければいけません。以上の内容を覚えておくだけでも、書記として高評価が得られるでしょう。グループディスカッションに参加する際には、ぜひ本ページを参考に書記のコツをおさえておいてください。

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