2018年08月10日(金) 更新

【面接の日程・持ち物通知メール】就活・転職での正しい返信の方法【ケース別テンプレあり】

面接日程の通知メールへ返信する際に気をつけていることは?

キャリアパーク会員の就活生を対象に「面接日程の通知メールに返信するときになにか気をつけている点はありますか?」というアンケートを実施しました。まずは回答の一部をご覧ください。

就活生の回答

  • 言葉づかい
  • 短く要点を簡潔に
  • 相手の企業の正式名称の確認
  • 誤字脱字や敬語の確認
  • 宛名、署名などマナーを守ること、言葉遣い

■調査方法:キャリアパーク会員へのダイレクトメール
■調査日時:2017年3月7日
■調査元:ポート株式会社
■調査対象者:キャリアパーク会員の就活生
■質問内容:「面接日程の通知メールに返信するときになにか気をつけている点はありますか?」

アンケートの結果から、就活生にはそれぞれ通知メールへの返信の際に気をつけていることがあるのが分かりますね。「言葉遣い」はもちろん、「相手企業の正式名称の確認」なども非常に重要だといえるでしょう。
では、そんな面接日程通知メールに返信する際は、どのような方法でおこなうのが正しいのでしょうか。面接に必要な持ち物も合わせてご紹介しますので、参考にしてください。

日程通知メールとは「企業から送られる面接の日にちなどに関するメール」

就活をしていると、選考先の企業から面接の日程などについてメールが来るケースがありますよね。これを「日程通知メール」といいます。この日程通知メールに、「返信不要」と記載してある場合は、そこまで心配する点はありません。しかし、何も記載がなかった場合、返信をすべきなのでしょうか。また、返信する際の内容もよく分かりませんよね。ここでは、失礼のない対応をできるように、「日程通知メール」に関するマナーや常識を見ていきましょう。

返信不要でない限り必ず返信をする

日程通知メールは、「返信不要」の記載がない限り、返信はしっかりと行いましょう。了承している場合でも、返信をしないと相手にはそれが伝わりません。「確認していない・了承していない」として扱われてしまいます。それが確認できなければ、企業としても少し動きにくくなるでしょう。自らの意思表示、そして円滑な日程設定のためにも、日程通知メールには返信をしましょう。

日程通知メールには題名に「Re:」を付ける形で返信をする

返信する場合は、メールを新規作成するのではなく「返信」で返しましょう。題名に「Re:」と付く形ですね。こうすると、相手方が書いた文章も下に表示されますが、その文も消さずに残しておきましょう。これは相手側がメールを管理しやすくするためです。企業がやり取りをしている就活生は数多くいます。新規作成でメールを送ってしまうと、どのメールに対する返信なのかわからなくなってしまい、スムーズに日程が調整できないかもしれません。

返信には「日程・時間・持ち物」に関する事項のみを記載する

日程通知メールの返信には、面接に関する事項のみを記載するようにしましょう。日程通知メールには当日の日程・時間・持ち物について書かれていますが、質問をするなら面接に関することのみにし、それ以外の要件が発生する場合は別メールを作成します。

持ち物の記載がないなら特に何も持って行かなくても良い

日程通知メールに持ち物に関する内容が記載されていない場合は、特に何も持って行く必要はありません。持って行くものについて記載が無いからといって、企業に問い合わせる必要はないでしょう。しかし、どうしても気になる場合は、メールで問い合わせることも可能です。

筆記用具・履歴書等の基本的な持ち物は記載がなくても必要

日程通知メールに持ち物に関する記載が無ければ、特別必要なものは無いといえますが、手ぶらで当日面接会場に行けばいいというわけではありません。筆記用具や履歴書といった、基本的な持ち物は必要です。面接会場で書類を書くことになっても対応できるようにしておきましょう。

面接会場の地図や連絡先を控えておく

また、基本的な持ち物の他にもあると便利なものがあります。例えば、面接会場周辺の地図です。面接会場は初めて行く場所であることが多いので、迷うことのないように事前の準備をしっかりしておきましょう。また、何かトラブルがあったときのために、企業や採用担当者の電話番号を控えておくといざという時に助かります。

その他、メールのテンプレートはこちら

就活で必要なメールマナーはその他にも多数あります。そこでこの就活マナーマニュアルでは就活で必要なメールマナーを解説。さらにそのまま使えるメールテンプレートも多数ご用意しました。メールのやり取りで困ったら、一度この対策Bookに目を通してください。

面接の際に必要な持ち物チェックリスト

面接の際には何が必要なのか、事前にチェックリストを参考にして確認すると忘れ物を防ぐことができます。自分でも何が必要か考えてみましょう。

持ち物チェックリスト

  • 履歴書orエントリーシート(提出済みの場合はコピー)
  • 筆記用具
  • メモ帳
  • 印鑑
  • 携帯電話
  • 学生証
  • 地図
  • ハンカチ
  • ティッシュ
  • 時計
  • ストッキングの予備

持ち物を確認する際のメール例文

〇〇会社 採用担当者様
〇〇大学 〇〇学部の〇〇です。
いつもお世話になっております。ご連絡いただきありがとうございました。
当日、持参すべきものはございますでしょうか?
ございましたら、ご連絡いただけると幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

日程に了承する場合の返信は「了解」を使わないようにする

日程通知メールで提示された日付で問題ない場合は、その旨を返信して伝えましょう。その際、「頑張ります!」や「○○の気持ちで面接に挑みます」などは不要です。なお、了承する場合によくある間違いとして、「了解しました」「了承しました。」を使う人が少なくありません。しかし、これらの言い回しは敬語として厳密には正しいものではないです。ですので、返信する場合は「かしこまりました」などを使用して下さい。

日程通知メールへの返信例【承諾する場合】

では、以下で日程通知メールに対して了解メールを返信する際の文例を見ていきましょう。

【返信例】

○○会社 採用担当者様
◯◯大学 ◯◯学部の○○です。(初めてのやりとりの場合は「です」ではなく「申します」。)
ご連絡頂きありがとうございます。
ご提示頂いた日程の通りお伺いさせて頂きます。

日時:○○日 ○時から
場所:○○
お忙しいところ恐れ入りますが、当日は、何卒よろしくお願いたします。

以上のように返信すれば、日付、時間ともに分かりやすくなるので、やり取りもスムーズになります。

日程が合わないなら調整のメールを返信しても問題ない

出来る限り通知された日程で参加するのが良いですが、中にはそういかないケースもあるでしょう。そんなときは、1回程度であれば日付の調整を持ち掛けても問題にはなりません。その際は、しっかりとお詫びをして、自分が都合の良い日程を併せて提示してください。以下で、実際にどのようなメールを送ればいいのかご紹介します。

メールに対する返信例【日程調整する場合】

日程通知メールに対して日程調整のメールを返信する際の文例を見てみましょう。

【返信例】

○○会社 採用担当者様
◯◯大学 ◯◯学部の○○です。
ご連絡頂きありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、その日程はどうしても都合が合わず、お伺いすることができません。
別日程で調整して頂くことは可能でしょうか。
下記の日程であれば問題なくお伺いでします。

○○日 ○○時~○○時
○○日 ○○時~○○時
○○日 ○○時~○○時

お忙しい中恐れ入りますが、ご検討よろしくお願いたします。

面接の後はお礼メールでアピールする

面接が終わったら、お礼メールでアピールするという方法があります。お礼メールは必ず送らなければならないものではありません。しかし、企業に対して丁寧で礼儀正しい学生であるという印象を与えることができるでしょう。

必ず送る必要は無いが志望度の高さを伝えられる

面接の後にお礼メールを送れば、志望度の高さを伝えることができます。送らなくても直接選考に関係するわけではありませんが、メールをすることで志望度の高さをアピールすることができるでしょう。メールで自分の強い想いを伝えることが大切です。

お礼メールはなるべく早めに送る

お礼メールはなるべく早く送るようにしましょう。メールを送るタイミングは、面接があった当日か遅くても翌日には送るようにしましょう。遅くなってしまいそうな場合は、メール自体を送らない方が良いと言えます。ビジネスでは迅速な対応が求められるため、翌日を過ぎてしまうと悪い印象を与えることになるでしょう。

お礼メールの例文テンプレート

株式会社 〇〇
人事部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会を頂き、誠にありがとうございました。

面接を通して、貴社で働きたいという想いがますます強くなりました。
この度、良い結果となった場合は、一生懸命努力を重ね、貴社のお役に立ちたいと考えております。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のご発展とご多幸をお祈りいたします。

-----------------------------------------------------------
〇〇(氏名)
メールアドレス:〇〇〇@〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
東京都〇〇〇〇

面接の日程・持ち物通知メールへの返事は「返信不要」の場合を除いて送るようにする

面接の会話などであれば、多少言葉遣いなどにミスがあってもそこまで大きな問題にはなりません。しかし、これがメールとなると、形として明確に残ります。メールはビジネスでも特にマナーを求められる部分ですので、返信をする場合は間違っていないかを良く確認した上で送りましょう。面接の日程・持ち物通知メールであっても、返信は原則必要になります。その際は返信例を参考にして、相手に失礼のないように心がけて下さい。

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